ご利用ガイド：面談スケジュール調整を自動化する5つのステップ

保護者面談や三者面談の準備において、名簿の作成から希望の集計、兄弟姉妹のパズル合わせ、そして決定通知の印刷まで。従来は数日かかっていた校務を、わずか数分で完結させるための具体的な操作手順と活用テクニックを階層立てて解説します。

もっと詳しく操作手順をご覧になりたい方は、開発者ブログのこちらのページに画像付きの詳細マニュアルを掲載しております。

Step 1. ベースとなるスケジュール枠の作成

1-1. 基本情報と期間の設定

  1. 1回あたりの面談時間（15分、20分など）を設定します。
  2. カレンダーから面談を実施する日付を追加します。
  3. 各日程に対して、面談をおこなう時間帯を追加し、ベースとなるスケジュール枠を作成します。

1-2. 非稼働枠（ブロック）の設定

  1. 作成されたスケジュールカレンダーを確認します。
  2. 出張、水泳指導、夏季講習、休暇などで「面談を実施できない枠」をクリックします。
  3. クリックするたびにオン／オフが切り替わり、面談不可の枠としてブロック（×）状態に設定できます。

Step 2. 児童・生徒および兄弟姉妹情報の設定

2-1. 自クラスの児童情報の追加

名簿の登録には2つの方法があります。状況に合わせてお選びください。

【方法A：名簿からの一括登録】

  1. 「児童一括登録」ボタンを押し、専用の雛形（Excelファイル）をダウンロードします。
  2. 普段お使いの名簿データから「苗字」「名前」「出席番号」をコピーし、雛形に貼り付けて保存します。
  3. 編集した雛形ファイルを画面からインポート（取り込み）します。
  4. 「取り込みを実行」を押すと、クラス全員の情報が一瞬で登録されます。

【方法B：一人ひとり個別に追加】

  1. 「新規追加」ボタンを押します。
  2. 「苗字」「名前」「出席番号」を入力します。
  3. すでに希望日程が分かっている場合は、この時点で入力しておくことも可能です。

【双子の設定（※同じクラスに在籍している場合）】

  1. 登録後、児童情報の編集画面を開きます。
  2. 「双子設定」をオンにし、対象の児童同士を紐付けます。
  3. この設定をおこなうことで、Step 4の自動割り当ての際に、必ず「連続した面談枠」に登録されるようになります。

2-2. 他クラスの兄弟設定

  1. 児童の編集画面から、他学年・他クラスに在籍する兄弟の情報を一人ひとり追加します。
  2. すでに兄弟の面談枠が決定している場合は、この段階で入力しておくと後々の調整がスムーズになります（※後から追加・編集することも可能です）。

※自クラスの児童と、他クラスの兄弟との実際の枠の調整は、それぞれの担任の先生と直接ご相談の上で行ってください。

Step 3. 希望日程の回収

はじめに回収方法を選択します（※この設定は後から変更可能です）。

A. 従来通り「プリント」で回収する場合

  1. 保護者から提出された希望表を手元に用意し、画面から該当する児童を選択します。
  2. 保護者が希望している面談枠をポチポチとクリックして入力します。
  3. 「一覧へ戻る」を押すと入力状態が保存されて名簿に戻ります。「次の児童へ」を押せば、出席番号が次の児童の入力画面へそのまま進むことができ、連続入力に便利です。

B. 「保護者フォーム（Web）」で回収する場合

  1. 案内プリント作成のために必要な情報（提出期限やご挨拶文など）を入力します。
  2. 「案内を一括生成してダウンロード」を押すと、各家庭専用のログインQRコードが付いたおたよりが全児童分ダウンロードされます。
    ※ログイン情報という重要な個人情報が含まれるため、配付の際には封筒を活用するなどのお取り扱いにご注意ください。
  3. フォームを公開して入力を受け付けます。回答期限が過ぎて受付を終了したい場合は、この画面から受付停止の設定をおこないます。
  4. 「最新の回答を取り込む」ボタンを押すと、クラウド上に提出された各家庭の希望枠をシステム内に取得・同期できます。

Step 4. スケジュール自動割り当てと微調整

4-1. 自動割り当ての詳細設定

システムに任せる割り当ての「条件」を細かく設定します。

  1. 特定のご家庭を「現在設定している枠に固定」するかを設定します。
  2. その日の「最終枠に設定する」か、「面談終了後に1枠空ける（休憩を入れる）」か等の配慮条件を設定します。
  3. 他クラスの兄弟との間隔を調整します。デフォルトは「1枠分空きまで可能」ですが、「連続枠」に指定することも可能です。

4-2. 自動割り当ての実行と手動調整

  1. 「自動割り当てを実行」ボタンを押すと、Step 4-1で設定した条件と、Step 3で回収した希望日程をもとに、システムが自動でスケジュールを組み上げます。
  2. クラスの人数が多かったり、複雑な条件が重なったりすると、1回で全員が成功しない（未割り当てが残る）可能性があります。その際は、ドラッグ＆ドロップで手動による微調整をおこなってください。
  3. 手動調整時は、選択したご家庭の希望状況に応じて面談枠の色が変化します。このアシストカラーを参考にしながらパズルを完成させてください。
    • 青色： 現在選択中
    • 緑色： 割り当て可能
    • オレンジ色： 割り当て可能ではないが、希望を出している枠

Step 5. 結果の確定とお知らせプリントの出力

5-1. 結果をWordファイルとして出力

  1. 確定したスケジュールをWordファイルで出力します。
  2. Step 3で「保護者フォーム」を使って回収した場合は、ここで生成されたおたよりをそのまま「決定通知」として配付できます。
  3. 手動で調整した（プリント回収の）場合でも、生成されたWord内の表をコピーし、学校ごとのフォーマット（いつものおたより）に貼り付けることで、表作成の手間を省くことができます。
← トップページに戻る